ChatGPT应用篇-协助处理excel

chatgpt2024-05-28 10:13:36438

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上一篇我们介绍了如何通过 ChatGPT 进行邮件的撰写和翻译、公文撰写等。

推荐使用ChatGPT中文版，国内可直接访问：https://ai.gpt86.top

而我们打工人常用的还有 Office 三件套 Word , PPT , Excel，今天我们就来看下ChatGPT协助处理excel的相关说明。

EXCEL实战技巧（一）中也提到了相关的一些操作，但是都是传统的操作方法，既然到了AI时代，虽然现在国内Copilot还用不了，但是有些我们还是可以问ChatGPT的。

我们今天就来一起看下如何通过 ChatGPT 帮助你更好的完成 Excel 的相关操作。对于大部分人，实际上都并不精通 Excel ，有的连基本的公式都不会，或者就会个sum之类的函数。如果遇到问题基本都是到搜索引擎上去搜，在我见过的人里面这算是好的，知之为知之，不止百度之。也有很多人连这个意识都没有。我们的教程只能是还知道搜索的人了，因为不会搜索的人根本就不会打开，因为他不感兴趣。

现在有了 ChatGPT ，和搜索引擎最大的不同就是你可以完全不懂，也不用记住公式，只要你能把问题描述清楚就能得到答案，而且是直接针对你的问题的解决方案，不是搜索引擎上搜到的要一页一页的翻找，找到了还不一定是能够解决我们问题的答案。我想说的是浏览网页不是目的，我们的目的是用搜索到的信息做事，Bing Chat彻底改变了搜索这件事，但可惜的是国内还用不了，那就用ChatGPT了，他们的逻辑和底层是一样的，也应该会是以后搜索引擎的方向，我们事先演练起来。

我们一起来看下 Excel 会变得多么简单，看完以后你会发现，我们以后都不需要学习 Excel 公式了。

按照EXCEL操作的几个部分和层次，我们来看下 ChatGPT 辅助 Excel 的方法：

简单公式，复杂公式，数据分析，VBA编程

简单函数

通过 Excel 公式解决的问题，假设我们不知道用什么公式，但是我们明确知道要解决什么问题。

下面举个例子：

为了演示，我们需要一份数据，找起来也比较麻烦，干脆我们找ChatGPT生成一份。

你可以把生成的数据直接粘贴到 Excel 里面，作为演示数据挺好用的。

还有一种就是你有实际的数据，但是是“日期省份保险产品销售人员保费收入保单件数2023-06-01北京车险张三100032023-06-02上海健康险李四5002”

有规律，但是是连在一起的文本数据，当然你可以可以告诉ChatGPT，请帮我把以下数据整理成表格。格式要求：A列：日期.......................。“......数据”

日期	省份	保险产品	销售人员	保费收入	保单件数
2023-06-01	北京	车险	张三	1000	3
2023-06-02	上海	健康险	李四	500	2

它能马上帮我们整理好，如果超出字数限制了，我们可以分批来。

回到公式上面，先来个最简单的，对保费收入和保单件数进行汇总，有人可能说这个谁不会啊，不用这么麻烦问它，哈哈，我们只是演示么，别急，咱们一步一步来。

因为我们的数据直接是用 ChatGPT 生成的，直接问它就行了。

它告诉了我们公式，按照步骤操作就可以了。

如果我们的数据原本就在 Excel 中，这时候要如何让 ChatGPT 帮助我们解决问题呢？

那就需要提示语了，永远的第一条：角色设定，背景介绍

这里其实也没必要把每一列都告诉模型，只告诉你会用到的列就行。

复杂函数

上面太简单了，那我们来个稍微复杂一点的吧。条件求和，如果说你知道sumif，还是太简单，别忘了我们的假设是我们不知道用啥公式，ChatGPT只是我们的杠杆，有支点，支点更高一点那更好。

比如计算车险的保费，这时候相当于给了限定条件，接下来我们继续交给ChatGPT。

那就需要提示语了：

永远的第一条：角色设定，背景介绍（可以直接粘贴几行Excel的数据），明确要求。

按照ChatGPT给的公式直接放入就可以了。

可能有人说这个太简单了，不用这么麻烦，还是那句话，ChatGPT只是我们的杠杆，有支点，支点更高一点那更好。总有你不会的，你可以问问它。

复杂操作

这里包含其他常规操作，做图，数据透视表等一系列操作，如果不会都可以直接问它，它是真手把手的一步一步教你啊。

如果前面没有数据背景就需要你告诉模型你的 Excel 数据是由哪几列组成，给个数据示例，明确你的需求，告诉它需要步骤。

VBA编程

如果说你还是觉得上面简单，不需要ChatGPT协助，那么恭喜你，你的excel水平至少是达到了及格的水平了。

接下来我们看在 Excel 中最难的部分 VBA （也就是大家平时说的宏），这一块应该是要上一个水平了，有一定的难度。就算自己会写，其实也可以找ChatGPT协助，毕竟敲代码掉头发啊。对于我们普通人来说就更有帮助了，ChatGPT的编程水平应该还要比前面讲的操作水平好。有了ChatGPT人人都可以写个VBA来处理下excel的工作了，让不会编程的人会编程，让会编程的人从此获得了陪伴感。

继续还是使用上面的示例数据吧

现在我们需要按照日把表格拆分到不同的sheet。

它不但给出了代码，还有提示：

在这段代码中，我们首先创建一个唯一日期的集合，然后遍历数据源工作表的日期列，并将唯一日期添加到集合中。接下来，我们根据唯一日期创建新的sheet，并将数据源的第一行复制到新sheet中。然后，我们使用日期作为过滤条件，过滤并复制符合日期的数据到新sheet。最后，我们关闭过滤并返回到数据源sheet。

请确保在运行代码之前将数据源工作表的名称更改为正确的名称（例如"Sheet1"），并确保数据从第二行开始。你还可以根据需要进行其他代码调整和优化。

在运行代码之前，请保存Excel文件以防止意外情况发生。希望这对你有帮助！如果你有任何其他问题，请随时问我。

Sub SplitDataByDate()    Dim wsSource As Worksheet    Dim wsDestination As Worksheet    Dim lastRow As Long    Dim i As Long    Dim uniqueDates As Collection    Dim dateValue As Date        ' 获取数据源工作表    Set wsSource = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")        ' 新建一个存放唯一日期的集合    Set uniqueDates = New Collection        ' 获取最后一行    lastRow = wsSource.Cells(wsSource.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row        ' 将唯一日期添加到集合中    On Error Resume Next    For i = 2 To lastRow        dateValue = CDate(wsSource.Cells(i, 1).Value)        uniqueDates.Add dateValue, CStr(dateValue)    Next i    On Error GoTo 0        ' 根据唯一日期创建新的sheet并拷贝数据    For i = 1 To uniqueDates.Count        ' 创建新sheet        Set wsDestination = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count))                ' 重命名sheet为日期        wsDestination.Name = Format(uniqueDates(i), "yyyy-mm-dd")                ' 拷贝数据到新sheet        wsSource.Rows(1).Copy wsDestination.Rows(1)                ' 过滤并拷贝符合日期的数据        wsSource.Rows(1).AutoFilter Field:=1, Criteria1:=CStr(uniqueDates(i))        wsSource.Range("A2:F" & lastRow).SpecialCells(xlCellTypeVisible).Copy wsDestination.Cells(2, 1)                ' 关闭过滤        wsSource.AutoFilterMode = False    Next i
    ' 返回到数据源sheet    wsSource.ActivateEnd Sub